Admina on selainpohjainenarkisto, joten sitä voi käyttää mistä ja milloin vain. Se soveltuu kaikkiin sähköisiin asiakirjoihin, kuten laskut, tositteet ja raportit. Admina jakautuu kahteen pääarkistoon: asiakirja- ja tositearkisto.
Asiakirja-arkistossa käyttäjät voivat muodostaa asiakirjoille omat pää- ja alajaottelut. Adminaan voidaan skannata yrityksen kaikki halutut asiakirjat. Toisaalta eri raportit voidaan tuoda toimistomme muista ohjelmista Adminanan. Näitä voivat olla kirjanpidon eri raportit, veroilmoitukset, tiliotteet, vakuutusasikirjat yms.
Sähköiseen tositearkistoon ostolaskut siirtyvät laskujen sähköisestä kierrätysjärjestelmästä Heeros Circulasta. Myyntilaskut taas siirtyvät Heeros Vendasta sähköiseen tositearkistoon.
Adminan erinomainen ominaisuus ovat monipuoliset hakutoiminnot. Hakuja voi suorittaa monella eri kriiteerillä nin asiakirja- kuin tositearkistostakin. Haun voi tehdä myös vapaalla tekstihaulla google-tyyppisesti. Adminasta haettava tieto löytyy nopesti ilman turhauttavaa mappien selaamista.
